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会议室使用管理办法

添加时间:2016-04-15 11:27:29 来源:作者: 浏览次数:[]

一、制定目的  

为加强学院会议室的规范化管理,确保会议室合理有效使用,现结合学院实际情况,特制定本制度。  

二、管理办法  

第一条:会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方。会议室由院办公室统一管理,负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理和调试。  

第二条:为了避免会议时间发生冲突,各部门使用会议室需提前一天向办公室提出申请,填写《会议室申请表》,以便统一安排。  

第三条:填写《会议室申请表》时,需说明会议相关情况。比如明确会议时间、参会人员等,如有需要办公室协办的事项需提前注明,以便办公室根据情况做好相关协调安排。  

第四条:正常工作日,各部门提前填写申请单,即可使用会议室。若公休日使用,在填写申请表的前提下,需提前半天到办公室借用会议室钥匙,并于工作日及时归还。  

第五条:会议室使用需遵循学院使用优先,先登记先使用、先紧急后一般、先学院后部门的原则;如遇特殊情况、紧急会议可先通知办公室负责人,先使用后补办使用登记。  

第六条:各部门应在所预约时间到达会议室,并开始使用。若长时间未到,则会议室使用由办公室另作安排。  

第七条:若各部门临时取消使用,再使用时,需重新申请。各部门应按预约时间内使用完毕,若后续时间无其他安排,可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用,超时部门须离开会议室,终止使用。  

第八条:如需使用会议室设备,应提前说明,以备提前准备确保会议顺利进行。  

第九条:各部门在使用会议室期间,参会人员要爱护公共设施,自觉维护会议室的环境卫生。  

第十条:会后,使用部门须及时整理,关闭投影仪、空调,椅子归位,确保各种电器断电,门窗关闭,室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏,应及时告知办公室,以便及时维修。  

第十一条:未经允许,任何部门和个人不得擅自使用会议室,不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若需借用会议室内物品,需得到办公室负责人同意,借用完毕后,及时归还。  

点击附件下载申请单:

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